Klient Európska komisia
Úrad podpredsedu vlády SR pre investície a informatizáciu

Termín júl 2016 - október 2016

Príprava komunikačnej stratégie, harmonogramu komunikácie, tlačových správ, zabezpečenie účasti médií, príprava tlačovej konferencie a briefingov vrátane simultánneho tlmočenia, moderovanie Twitterových miestností, zabezpečenie foto a video dokumentácie, osobná podpora na mieste

Zadanie

V dňoch 28. – 29. septembra 2016 sa konala najväčšia konferencia zameraná na Jednotný digitálny trh (DSM) v rámci EÚ, Digital Assembly 2016. Konferenciu pravidelne organizuje Európska komisia a predsednícka krajina Rady EÚ, spoluorganizoval ju Úrad podpredsedu vlády SR pre investície a informatizáciu. Našou úlohou bolo zabezpečiť hladký priebeh konferencie z mediálneho hľadiska, podporiť ju aktívnou účasťou novinárov a pripraviť relevantné podklady pre nich, ako aj pre zástupcov Európskej komisie. Samozrejmosťou bol následný monitoring mediálnych výstupov.

Realizácia

Postupne sme od júla začali s monitoringom témy, štúdiom dostupných materiálov na tému DSM a prípravou komunikačnej stratégie, vrátane detailného komunikačného plánu. Vytvorili sme podkladový dokument Q&As, ktorý obsahoval analýzu potenciálnych krízových situácií. Dokument sme preložili do anglického jazyka a na vyžiadanie zaslali Európskej komisii, aby bol použitý pri počiatočnom briefingu zúčastnených funkcionárov z EK. Pripravili sme zoznam médií, ktoré sme plánovali na konferenciu pozvať a doplnili sme doň kontakty odporučené Odborom komunikácie a protokolu ÚPVII. Navrhli sme pozvánku pre médiá, ktorú sme po schválení komunikačným tímom ÚPVII rozoslali médiám v troch kolách. Médiá sme následne pred konferenciou osobne po jednom kontaktovali a potvrdzovali sme ich účasť na podujatí. Pripravili sme návrhy 4 tlačových správ, ktoré sme prispôsobovali požiadavkám komunikačného odboru ÚPVII. Pre potreby celého organizačného tímu a aj pre potreby médií sme vytvorili dokument Who is who, ktorý obsahoval fotografie a stručné informácie o zúčastnených VIP spíkroch. Pravidelne sme sa zúčastňovali na strategických stretnutiach s tímom ÚPVII, ako aj stretnutia s tímom z Európskej komisie.

Aktivity počas konferencie

Konferencie sa zúčastnilo vyše 800 európskych expertov, podnikateľov, manažérov, investorov a vysokopostavených  predstaviteľov EÚ a Slovenska. Počas oboch dní konania konferencie bol náš trojčlenný tím z  agentúry prítomný v priestoroch konferencie. Podieľali sme sa na aktívnej príprave tlačového centra, priestorov pre médiá, priestorov na rozhovory a tlačovú konferenciu, podkladov pre novinárov. Zabezpečili sme účasť dvoch moderátorov Twitterových násteniek, briefing novinárov v prvý deň konferencie,  tlačovú konferenciu v druhý deň, kde sme sa postarali o simultánne tlmočenie z/do anglického jazyka a dohodli sme individuálne výstupy pre médiá s komisárom EÚ Güntherom Oettingerom, ako aj s vybranými spíkrami a účastníkmi konferencie. Účasť nám potvrdilo 19 zástupcov médií, vrátane 4 zahraničných. Prítomné boli počas tlačovej konferencie všetky 4 televízie pôsobiace na Slovensku.

Aktivity po konferencii

Odovzdali sme kompletný obrazový materiál a 3 spracované videá z konferencie. Pripravili sme detailný monitoring mediálnych výstupov za obdobie 28.9.2016 – 28.10.2016. Ten obsahuje 43 relevantných výstupov z tlačových agentúr, televízií, rádia, printov a webových portálov. Zmonitorovali sme aj zahraničné médiá, ktoré boli dostupné cez vyhľadávač Google.

Vyhodnotenie

Z pohľadu komunikácie a medializácie bola konferencia úspešná. Účasť médií bola nadpriemerná, vzhľadom na to, že išlo o vyslovene špecifickú aktivitu pre špecifické, skôr odborné publikum. Výstupy sa niesli v pozitívnom, prípadne neutrálnom informatívnom duchu. Počas konferencie sa nevyskytla žiadna krízová situácia súvisiaca s PR, komunikáciou a médiami.